Как правильно формировать и применять первичные учетные документы
© tassev / Фотобанк 123RF.com
С переходом на новые требования бухгалтерского учета в бюджетной сфере выбирать первичные документы для оформления хозяйственных операций стало непросто. В применении первички обнаруживаются подводные камни, несостыковки и противоречия между положениями нормативных правовых актов.
В помощь бухгалтеру мы открываем в новостной ленте новую рубрику «Первичка – 2026», где регулярно будем освещать отдельные вопросы и нюансы работы с первичными документами. Сегодня – первый выпуск, где найдем ответ на едва ли не самый частый вопрос этого года в части выбора первичных документов…
С 2026 года Минфин России довел бухгалтерские записи, применяемые при ведении бюджетного (бухгалтерского) учета, и взаимно увязал их с первичными учетными документами:
- для казенных учреждений, органов власти и местного самоуправления Допустимые бухгалтерские записи № 132н – это Приложение к Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 25 декабря 2025 г. № 193н;
- для бюджетных и автономных учреждений Допустимые бухгалтерские записи № 133н – это Приложение к Методрекомендациям по применению Стандарта «План счетов бухгалтерского учета бюджетных и автономных учреждений», размещенным на официальном сайте Минфина России в соответствии с приказом Минфина России от 26 января 2026 г. № 16.
В Допустимых бухгалтерских записях № 132н и 133н для каждой бухгалтерской записи Минфином России определен первичный учетный документ, документ-основание. В связи с этим все чаще можно услышать такое утверждение: первичные документы нужно выбирать исключительно согласно Допустимым бухгалтерским записям. Так ли это? Давайте разберемся.
Если приведенное утверждение верно, и для того, чтобы выбрать первичный документ для конкретной хозяйственной ситуации, достаточно открыть Допустимые бухгалтерские записи и посмотреть соответствующую увязку, то возникает вопрос: Приказ № 61н в части случаев применения первичных учетных документов больше использовать не нужно?
Приказ № 61н, как и Приказ № 52н, положения которого не утратили силу и для них не установлен период действия, являются специальными – имеющими целевую направленность, изданными для решения одной четко обозначенной задачи. Приказы № 61н и 52н устанавливают единые правила формирования и применения форм первичных (сводных) учетных документов, а Приказ № 61н также обеспечивает информационную совместимость государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется информационное взаимодействие. Таким образом, согласно действующему законодательству, порядок применения, в том числе и выбора, первичных учетных документов установлен Приказ № 61н, и игнорировать его положения некорректно.
В свою очередь, Инструкция № 193н и Методрекомендации по применению Стандарта «План счетов бухгалтерского учета бюджетных и автономных учреждений» применяются при ведении бюджетного (бухгалтерского) учета и предназначены для корректного применения Планов счетов бухгалтерского (бюджетного) учета, но не устанавливают порядка формирования и применения первичных учетных документов. Поэтому при выборе первичных учетных документов, на наш взгляд, приоритетными следует считать положения Приказов № 61н и 52н, а предложенные Минфином России в Допустимых бухгалтерских записях первичные учетные документы применять в части, не противоречащей Приказам № 61н и 52н.
Таким образом, при формировании и применении первичных учетных документов целесообразно руководствоваться следующим подходом.
Шаг 1. Если конкретная хозяйственная ситуация прямо поименована в описании определенного первичного документа согласно Методуказаниям к Приказам № 61н и 52н, то при ее оформлении применяется данный документ и на его основании отражается в учете бухгалтерская запись, даже если в Допустимых бухгалтерских записях для такой операции указан другой первичный учетный документ.
Например, Допустимыми бухгалтерскими записями № 132н при передаче любых объектов основных средств на хранение предусмотрено применение Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448). При этом Методуказаниями к Приказу № 61н при передаче движимого имущества для временного хранения прямо предусмотрено формирование Накладной на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510448). Таким образом, оформление согласно Допустимым бухгалтерским записям Акта о приеме-передаче (ф. 0510448) при передаче на хранение движимого имущества противоречит Приказу № 61н. Соответственно, в графике документооборота нужно закрепить применяемый документ. На наш взгляд, в такой ситуации следует придерживаться положений Приказа № 61н как приоритетных, и оформлять передачу движимого имущества на хранение Накладной на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510448).
Шаг 2. Если конкретная хозяйственная ситуация прямо не поименована в Приказах № 61н и 52н, целесообразно оформлять первичный документ, указанный в Допустимых бухгалтерских записях. Вместе с тем перед применением предлагаемого к использованию Минфином России первичного учетного документа следует оценить возможность и целесообразность его формирования в данной хозяйственной ситуации, принимая во внимание порядок его заполнения. Также на данном шаге желательно учитывать информацию из Методических рекомендаций Минфина России по формированию электронных документов.
Например, Допустимыми бухгалтерскими записями при частичной ликвидации основного средства предусмотрено формирование Акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454), Акта о списании транспортного средства (ф. 0510456). Такой порядок не противоречит Приказу № 61н и возможен для реализации на практике. Но для оформления списания части объекта основных средств указанными документами целесообразно описать особенности их заполнения в учетной политике (правилах документооборота), поскольку непосредственно Методуказаниями к Приказу № 61н не определен порядок оформления Актов (ф. 0510454, 0510456) в такой ситуации.
А вот для доначисления амортизации по имуществу казны, вовлекаемому в хозяйственный оборот, Допустимыми бухгалтерскими записями бюджетного учета предложено формирование Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0510448), что, на наш взгляд, практически реализовать довольно сложно, так как Акт (ф. 0510448) предполагает указание суммы накопленной амортизации при передаче объекта с учетом ее доначисления, но не предусматривает граф для расчета амортизации. В связи с этим полагаем, что доначисление амортизации целесообразно отразить на основании самостоятельного документа: Бухгалтерской справки (ф. 0504833) или того же документа, что и для начисления амортизации в общем порядке. Если же будет принято решение об использовании Акта о приеме-передаче (ф. 0510448), то, на наш взгляд, это требует дополнительного описания порядка его формирования и особенностей применения в учетной политике (правилах документооборота).
Шаг 3. Свой выбор в пользу первичного документа согласно положениям Приказов № 61н и 52н или Допустимых бухгалтерских записей учреждению следует закрепить в Учетной политике (графике документооборота).
Итак, утверждение о том, что первичные документы нужно выбирать исключительно согласно Допустимым бухгалтерским записям – заблуждение. Конечно, их положения нужно учитывать при выборе первички, но, на наш взгляд, приоритетными следует считать положения Приказов № 61н и 52н.
